Dienstplanung bei Personalmangel: ruhig und realistisch bleiben.

Ein Dienstplan löst keinen Personalmangel. Aber er entscheidet, ob ein Engpass kontrolliert bleibt oder jeden Tag neue Überstunden, Anrufe und Frust produziert.

Planen Sie zuerst den Betrieb – nicht die Namen

Beginnen Sie mit Auslastung, Reservierungen, Veranstaltungen, Anreisen und erwarteten Umsatzspitzen. Daraus entsteht der tatsächliche Besetzungsbedarf je Bereich und Zeitfenster. Erst danach werden Mitarbeitende eingetragen.

Wer sofort mit Namen beginnt, verteilt häufig nur die verfügbaren Stunden. Dabei bleibt unklar, ob die richtige Kompetenz zum richtigen Zeitpunkt anwesend ist.

Prioritäten für knappe Tage

• Welche Leistungen sind für Gäste und Sicherheit unverzichtbar?
• Welche Arbeiten können verschoben, gebündelt oder remote erledigt werden?
• Welche Öffnungszeiten oder Angebote verursachen mehr Belastung als Nutzen?
• Wo kann Führung eine operative Aufgabe kurzfristig übernehmen – und wo gerade nicht?

Nicht jede besetzte Schicht ist ausreichend besetzt

Berücksichtigen Sie Schlüsselqualifikationen: Wer darf abschließen, Kassen verantworten, Reklamationen entscheiden oder bestimmte technische und hygienische Aufgaben durchführen? Eine Tabelle aus Mitarbeitenden, Einsatzbereichen und Qualifikationen verhindert blinde Flecken.

Was tun, wenn morgens jemand ausfällt?

1. Lage prüfen: Auslastung, vorhandene Besetzung und kritische Zeitfenster ansehen.
2. Aufgaben reduzieren: Nicht alles muss unverändert stattfinden.
3. Verfügbare Hilfe strukturiert anfragen: Keine zehn chaotischen Einzelanrufe ohne Priorität.
4. Führungs- und Büroarbeit auslagern: E-Mail, Telefon, Bestellungen, Reports oder Dienstplananpassungen müssen nicht zwingend vor Ort erledigt werden.
5. Entscheidung dokumentieren: Das verhindert widersprüchliche Anweisungen.

Eine kleine Ausfallmatrix hilft: Für jede Schlüsselrolle ist festgelegt, wer entscheidet, welche Leistung reduziert werden kann und welche externe Unterstützung erreichbar ist.

Faire Planung schützt das Team

Ständige kurzfristige Änderungen und ungleiche Wochenendbelastung treiben Fluktuation. Veröffentlichen Sie Pläne mit verlässlichem Vorlauf, machen Sie Regeln für Wunschfrei transparent und verteilen Sie unbeliebte Dienste nachvollziehbar.

Überstunden sollten nicht zur unsichtbaren Dauerlösung werden. Erfassen Sie Mehrarbeit, prüfen Sie Ursachen und unterscheiden Sie einmalige Spitzen von struktureller Unterbesetzung.

Nach dem Engpass ist vor dem nächsten Engpass

Werten Sie aus, welche Schichten regelmäßig kippen. Vielleicht fehlt nicht dauerhaft eine ganze Stelle, sondern planbare Unterstützung für Reservierung, Buchhaltung, Kommunikation oder F&B-Administration. Genau diese Aufgaben lassen sich oft aus der operativen Besetzung herauslösen.