Monatsabschluss in Hotel und Gastronomie richtig vorbereiten.

Wenn am Monatsende Belege fehlen, Kartenzahlungen nicht zugeordnet sind und Rechnungen in verschiedenen Postfächern liegen, wird Buchhaltung unnötig teuer. Ein fester Abschlussprozess schafft Ruhe – und spart Rückfragen.

Warum Hotels und Gastronomie einen festen Monatsablauf brauchen

In kaum einer Branche treffen so viele Zahlungswege aufeinander: Bargeld, EC- und Kreditkarten, Gutscheine, Anzahlungen, Buchungsportale, Lieferdienste und klassische Rechnungen. Dazu kommen Warenrechnungen, Personalkosten und häufig mehrere Kassen oder Kostenstellen.

Der Monatsabschluss beginnt deshalb nicht beim Steuerberater. Er beginnt im Betrieb: mit vollständigen Unterlagen, nachvollziehbaren Zuordnungen und einer Person, die offene Punkte konsequent klärt.

Die praktische Monatscheckliste

1. Erlöse und Kassen abschließen

• Tagesabschlüsse und Kassenberichte auf Vollständigkeit prüfen.
• Stornos, Eigenbelege und Trinkgeldregelungen nachvollziehbar dokumentieren.
• Umsätze aus PMS, Kassensystem und Finanzbuchhaltung auf erkennbare Abweichungen prüfen.
• Offene Hotelrechnungen sowie Debitorenlisten aktualisieren.

2. Zahlungsanbieter abstimmen

Kreditkartenabrechnungen zeigen oft nur Nettobeträge nach Gebühren. Auch Booking-Portale, Lieferdienste oder Gutscheinanbieter behalten Provisionen ein. Deshalb sollten Auszahlungsbericht, Gebühr und ursprünglicher Umsatz gemeinsam abgelegt werden.

3. Eingangsrechnungen vollständig sammeln

• Lieferantenrechnungen aus E-Mail-Postfächern und Portalen zentral ablegen.
• Gutschriften und Retouren der richtigen Rechnung zuordnen.
• Wiederkehrende Kosten wie Leasing, Software und Energie kontrollieren.
• Rechnungsfreigaben dokumentieren und Dubletten vermeiden.

4. Ausgangsrechnungen und Anzahlungen prüfen

Tagungen, Gruppen und Veranstaltungen werden häufig in mehreren Schritten abgerechnet. Prüfen Sie, ob Anzahlungen, Schlussrechnungen und offene Restbeträge zusammenpassen. Genau hier entstehen sonst vermeidbare Rückfragen.

5. Personal- und Sachverhalte melden

Neue Mitarbeitende, Austritte, Krankheit, Sachbezüge oder besondere Zahlungen gehören rechtzeitig an Lohnbüro beziehungsweise Steuerberatung. Für die Finanzbuchhaltung sollten außerdem außergewöhnliche Investitionen, Schäden oder Versicherungsfälle kurz erläutert werden.

Die häufigsten Fehler

1. Belege bleiben in persönlichen Postfächern. Eine zentrale digitale Ablage verhindert Lücken.
2. Auszahlungen werden mit Umsatz verwechselt. Gebühren und Provisionen müssen getrennt erkennbar sein.
3. Offene Punkte werden vertagt. Eine monatliche Klärung ist leichter als die Rekonstruktion nach einem halben Jahr.
4. Niemand ist verantwortlich. Ein klarer Prozess braucht eine zuständige Person und einen festen Termin.

So wird die Übergabe wirklich effizient

Benennen Sie Ordner und Dateien einheitlich, führen Sie eine kurze Liste offener Fragen und markieren Sie Besonderheiten. Idealerweise erfolgt die Übergabe jeden Monat am gleichen Arbeitstag. So kann auch der Steuerberater planbarer arbeiten.

Wichtig: Vorbereitende Buchhaltung ersetzt keine Steuerberatung. Steuerliche Bewertungen, Jahresabschlüsse und Steuererklärungen bleiben bei dazu befugten Berufsträgern.