E-Mail-Management
Direktionspostfach sichten, priorisieren, beantworten und wichtige Vorgänge für die Rückübergabe dokumentieren.
Remote Hoteldirektion & Tagesvertretung
Eine Führungsposition fehlt. Das Hotel läuft trotzdem weiter.
Wir übernehmen für einzelne Stunden, einen kompletten Tag oder während personeller Engpässe klar vereinbarte Führungs- und Backoffice-Aufgaben – von der Direktion über F&B bis Rooms Division, remote und mit operativer Hotelerfahrung.
- Stunden- oder tageweise
- Remote als Regelfall
- Vor Ort nach Vereinbarung
1 hflexibler Einstieg
1 TagRemote-Tagesvertretung
20+Jahre Hotellerie
DEvor Ort nach Absprache
Entlastung auf Leitungsebene
Auch Hoteldirektoren brauchen freie Tage.
In vielen kleineren und mittelgroßen Hotels gibt es keine zweite Leitungsebene, die spontan übernehmen kann. Selbst an freien Tagen bleiben Postfach, Telefon und operative Rückfragen bei der Direktion hängen. Urlaub wird unterbrochen, Überstunden werden normal und strategische Aufgaben bleiben liegen.
roca Hotelmanagement schafft eine flexible externe Vertretungsebene. Vor dem Einsatz legen wir fest, welche Aufgaben wir bearbeiten, welche Entscheidungen vorbereitet oder getroffen werden dürfen und wann eine Rücksprache erforderlich ist. So entsteht echte Entlastung, ohne dass Zuständigkeiten unklar werden.
Modularer Leistungsumfang
Direktionsaufgaben, Backoffice oder einzelne Mitarbeiterfunktion.
Sie buchen keine starre Rolle, sondern genau die Verantwortung und Arbeitskapazität, die an diesem Tag oder in diesem Zeitraum fehlt.
Telefonische Erreichbarkeit
Anrufe, Rückfragen, Umbuchungen und Beschwerden im vereinbarten Rahmen professionell bearbeiten.
Teamkoordination
Definierte operative Rückfragen aufnehmen, Zuständigkeiten klären und Informationen weitergeben.
Direktions-Backoffice
Reports, Dienstpläne, Lieferantenkorrespondenz, Kalkulationen und offene Verwaltungsaufgaben bearbeiten.
Mitarbeiterfunktion
Ein klar abgegrenztes Aufgabenpaket bei Krankheit, Urlaub, Vakanz oder kurzfristigem Personalengpass übernehmen.
Projekte & Übergänge
Websitepflege, Bewertungsportale, Channel-Management, Aktionen und organisatorische Sonderthemen koordinieren.
Führung nach Bedarf
Welche Führungsbereiche wir remote abdecken.
Wir übernehmen nicht nur allgemeines Backoffice, sondern die fachliche Arbeit definierter Leitungsfunktionen – vollständig oder modular, solange die Aufgabe remote ausführbar ist.
Hoteldirektion & Operations
Tagessteuerung, Priorisierung, Direktionspostfach, operative Entscheidungen im vereinbarten Rahmen, Reports, Lieferanten und Projektkoordination.
Food & Beverage Management
Speisekarten erstellen und überarbeiten, Rezepturen und Wareneinsatz kalkulieren, Verkaufspreise ableiten, Kennzahlen auswerten und Lieferantenthemen koordinieren.
Rooms Division Management
Front Office, Reservierung und Housekeeping organisatorisch verbinden, Standards und Reports bearbeiten sowie offene Vorgänge und Kapazitäten koordinieren.
Personal- & Dienstplanung
Dienstpläne erstellen, Personaleinsatz strukturieren, Schichten und Abwesenheiten koordinieren sowie administrative Führungsaufgaben übernehmen.
Kalkulation & Controlling
Speisenkalkulation, Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen, Preisgestaltung, Abweichungsanalysen und entscheidungsfähige Übersichten vorbereiten.
Projekte & Online-Kanäle
Channel-Management, Bewertungsportale, Websitepflege, Marketingaktionen, Prozessprojekte und organisatorische Sonderaufgaben steuern.
Verantwortung klar geregelt
Externe Führung bedeutet nicht Kontrollverlust.
Vor jedem Einsatz definieren wir Aufgaben, Entscheidungsrahmen, Eskalationswege, Zugänge und Ansprechpartner. Unternehmens-, arbeitsrechtliche oder sicherheitsrelevante Verantwortlichkeiten bleiben dort, wo sie rechtlich und organisatorisch hingehören.
Nach dem Einsatz erhalten Sie eine strukturierte Übergabe: erledigte Vorgänge, getroffene beziehungsweise vorbereitete Entscheidungen und alle Punkte, die noch Ihre Aufmerksamkeit benötigen.
Vom Briefing zur Entlastung
So funktioniert eine Remote-Tagesvertretung.
Vorbereiten
Wir lernen Haus, Systeme, Ansprechpartner und wiederkehrende Situationen kennen.
Übernehmen
Zum vereinbarten Zeitpunkt bearbeiten wir die freigegebenen Kommunikations- und Managementaufgaben.
Übergeben
Sie erhalten einen klaren Tagesbericht und übernehmen ohne Informationsverlust wieder selbst.
Remote und vor Ort
Digital im Alltag. Persönlich, wenn es wirklich nötig ist.
Der Großteil der Kommunikations-, Backoffice- und Koordinationsaufgaben lässt sich heute zuverlässig remote erledigen. Das spart Reisezeit, hält die Kosten planbar und ermöglicht kurzfristige Unterstützung.
Bei längeren Vakanzen, besonderen Projekten oder Situationen, die physische Präsenz erfordern, sind in seltenen Fällen auch Vor-Ort-Einsätze in Deutschland möglich. Verfügbarkeit, Reiseaufwand und Leistungsumfang werden individuell vereinbart.
Häufige Fragen
Was vor einer Vertretung geklärt wird.
Kann roca einen Hoteldirektor für einen Tag vertreten?
Ja, sofern Aufgaben, Zugänge, Entscheidungsrahmen und Eskalationswege vorher eindeutig festgelegt wurden. Die Vertretung kann einzelne Stunden oder einen kompletten Arbeitstag umfassen.
Könnt ihr auch eine F&B- oder Rooms-Division-Funktion übernehmen?
Ja. Remote ausführbare Managementaufgaben wie Speisekarten- und Wareneinsatzkalkulation, Dienstplanung, Reports, Front-Office- oder Housekeeping-Koordination können vollständig oder modular übernommen werden.
Übernehmt ihr das Telefon und das Direktionspostfach?
Ja. Beides kann Teil des vereinbarten Einsatzes sein. Wir bearbeiten Anfragen im Namen des Hauses und dokumentieren relevante Vorgänge.
Könnt ihr auch einzelne Mitarbeiter ersetzen?
Wir können klar definierte, remote ausführbare Aufgabenpakete einer fehlenden Mitarbeiter- oder Führungsfunktion übernehmen. Ob dies möglich ist, hängt von Tätigkeit, Systemzugang und erforderlicher Präsenz ab.
Seid ihr auch vor Ort verfügbar?
In ausgewählten Fällen ja. Vor-Ort-Einsätze erfolgen nach Verfügbarkeit und individueller Vereinbarung; Remote-Unterstützung bleibt das Standardmodell.
Einsatz prüfen
Welche Aufgaben sollen wir Ihnen abnehmen?
Beschreiben Sie kurz den Zeitraum, die fehlende Funktion und die wichtigsten Aufgaben. Wir sagen Ihnen offen, was remote möglich ist und wo Präsenz erforderlich wäre.