Eine Aufgabe festlegen
Wir klären, was liegen bleibt, wer heute zusätzlich belastet wird und welches Ergebnis wirklich benötigt wird. Aufgaben, die zwingend vor Ort bleiben müssen, werden getrennt.
Klare Abläufe statt blindem Outsourcing
Entlastung beginnt mit einem sauberen Start.
Wir grenzen Aufgaben, Zugänge, Entscheidungen und Erfolgskriterien vor dem ersten echten Vorgang gemeinsam ab. So wird externe Unterstützung schnell wirksam, ohne dass Verantwortung oder Datenschutz unklar werden.
- Kleiner Testumfang
- Dokumentierte Freigaben
- Messbare Ergebnisse
Der Pilot in vier Schritten
In sieben bis 14 Tagen wird aus einem Engpass ein prüfbarer Ablauf.
Zugänge und Regeln sichern
Systeme, Ansprechpartner, Reaktionszeiten, Tonalität, Entscheidungsgrenzen und Eskalationskontakte werden dokumentiert. Es werden nur die notwendigen Berechtigungen eingerichtet.
Drei kontrollierte Durchläufe
Die ersten Abläufe werden manuell durchgeführt, dokumentiert und freigegeben. Rückfragen und Korrekturen fließen direkt in den verbindlichen Standard ein.
Umfang nach Fakten bestimmen
Wir betrachten Bearbeitungszeit, offene Vorgänge, Freigabequote und Informationslücken. Erst danach wird entschieden, ob der Prozess fortgeführt, erweitert oder angepasst wird.
Entscheidungsgrenzen
Was wir bearbeiten – und was immer freigegeben wird.
Normale, durch die Hotelakte belegte Vorgänge können nach dem vereinbarten Ablauf vorbereitet oder bearbeitet werden. Beschwerden, Gruppenanfragen, fehlende Fakten und Sonderwünsche werden sichtbar gekennzeichnet und an die benannte Person übergeben.
Storno, Rabatt, Erstattung, Kulanz, Rechnungsfreigabe, Zahlung sowie rechtlich oder steuerlich relevante Entscheidungen bleiben bei den dafür befugten Personen und Fachstellen. Sicherheits-, Hygiene- und Datenschutzfälle werden sofort separat eskaliert.
Datenschutz und Vertraulichkeit
So wenig Daten wie möglich. So viel Zugriff wie nötig.
Vor dem Leistungsbeginn wird der konkrete Datenfluss geprüft und – falls erforderlich – ein Auftragsverarbeitungsvertrag vereinbart.
Rollen statt Vollzugriff
ROCA erhält nur die Berechtigungen, die für den vereinbarten Prozess notwendig sind. Passwörter gehören nicht in Hotelakten oder Arbeitsprotokolle.
Eigene Ablage je Betrieb
Unterlagen, Entwürfe und Reports werden mandantenbezogen getrennt. Daten aus verschiedenen Hotels oder Gastronomiebetrieben werden nicht vermischt.
Nur erforderliche Informationen
Überflüssige Spalten und personenbezogene Angaben werden vermieden. Wo möglich, arbeiten wir mit Vorgangsnummern statt unnötig vielen Klardaten.
Aufbewahrung und Löschung
Ablageweg, Aufbewahrung, Rückgabe und Löschung werden vorab vereinbart. Datenschutzvorfälle haben einen eigenen, sofortigen Eskalationsweg.
Häufige Fragen
Was vor dem Start geklärt sein sollte.
Müssen wir sofort ein Monatspaket buchen?
Nein. Ein klar begrenzter Test ist ab einer Stunde möglich. Für einen vollständigen Pilotablauf sind je nach Aufgabe sieben bis 14 Tage sinnvoll.
Arbeitet ROCA direkt in unseren Systemen?
Nur wenn dies für die Aufgabe erforderlich, datenschutzrechtlich geklärt und mit einer passenden Rollenberechtigung freigegeben ist. Alternativ kann mit definierten Exporten und Entwurfsübergaben gearbeitet werden.
Wer gibt Antworten, Rechnungen oder Erstattungen frei?
Der Freigabeweg wird vor dem Start benannt. Finanzielle, rechtliche oder außergewöhnliche Entscheidungen werden nicht ohne eine nachweislich befugte Person umgesetzt.
Was passiert, wenn Informationen fehlen?
ROCA ergänzt keine Annahmen. Der Vorgang wird mit der konkreten Informationslücke markiert und an den vereinbarten Ansprechpartner übergeben.
Wann wird ein Ablauf automatisiert?
Frühestens nach drei fehlerfreien manuellen Durchläufen und nur für stabile interne Teilschritte. Außenkommunikation und sensible Entscheidungen behalten einen klaren Freigabepunkt.
20 Minuten für einen klaren Start
Welcher eine Vorgang soll zuerst leichter werden?
Im kostenlosen Erstgespräch grenzen wir den Engpass, den kleinsten sinnvollen Testumfang und die notwendigen Voraussetzungen ein.